Основы делового письма

Помещено в тему: Различные или служебного представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства. Бланк письма Главное правило — всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов по-другому элементов оформления письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда. Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6. И согласно этому стандарту можно использовать расположением реквизитов или вариантом их расположения. Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование если закреплено в учредительных документахпочтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется. Каждый лист письма должен иметь поля не менее т. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно. Правила деловой переписки Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета. Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес. Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества. Текст делового письма должен быть написан простыми фразами не нужны витиеватые обороты речи в нейтральном тоне не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости без излишних подробностей которые не относятся к рассматриваемому вопросу. Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок. Вы должны четко представлять цель делового письма — новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т. Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения: «Уважаемый господин Новосельцев! » — предполагает дистанцию и носит более официальный характер, «Уважаемая Евгения Станиславовна! » — показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию, «Уважаемые господа! » — употребляется при коллективном обращении. Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей: сначала объясняют причины, основания, цели написания письма, затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, завершают послание кратким резюме, подведением итогов «надеемся…», «уверены…». Как излагается деловое письмо: Просим предоставить данные о. Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т. В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например: «С уважением,» «Искренне Ваш» или в более позитивном ключе — «С наилучшими пожеланиями», «С надеждой на продолжение сотрудничества», «С интересом ждем от Вас новых предложений», «Всегда рады оказать Вам услугу» и др. Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью обо требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно. Евгения Полоса Наша компания. Ждем от Вас подтверждающее письмо. Что можно написать в ответ подскажите, пожалуйста??? В данном случае ответ зависит от условий договора аренды. Предусмотрено ли договором досрочное расторжение, на каких условиях и др. Добрый день, подскажите, пожалуйста, правильность написания запроса. Фирма заключает договора с производителями, где заказчик устанавливает свои правила: Транспортные расходы свыше 100 км — компенсация по согласованию с Заказчиком расходы должны быть подтверждены документально и для того, чтобы каждый раз не запрашивать запрос на согласование. Подготовлено письмо … правильность его оформления. Спасибо заранее На согласование при выезде на расстояние свыше 100 км. XXX 149+30 Адрес: XXX, ул. Ленина, 182 Адрес: XXX, ул. Из Вашего набора сложно понять смысл письма. Но обычно в таких случаях просто составляется проект договора и направляется исполнителю с сопроводительным письмом. Добрый день, подскажите, пожалуйста, правильность написания дополнительного соглашения к договору. Переход с одного ИП 1 старый так компания наша решила переоформить на другого ИП 2 новый. Мне нужно написать причину изменения? Или что переходим с одного ИП на другой? Подпись данного соглашения кто должен внизу поставить ИП1 или ИП2? По поводу оформления дополнительного соглашения к договору Вам лучше проконсультироваться с юристом. Подскажите, пожалуйста, как написать начальнику отдела кадров, чтобы она перевела меня на другую должность? Заявление о переводе на другую должность оформляется в отделе кадров организации по образцу, который должны дать в отделе кадров. Однако решение о переводе принимается руководителем организации. Если Вам интересна эта ситуация, то надо написать докладную записку на имя руководителя. Образцы есть на сайте. Укажите только отдел и должность, где Вы хотели бы работать. Прошу помочь мне преобразовать письмо!!!! Директору по промышленной безопасности и охране труда Правление ТОО «Корпорация Казахмыс» г-ну Канат Уважаемый Канат Советбекович! Связи с внедрению программам «Производственные Риски» и «Наряд-задание» в настоящее время столкнулись с проблемами в Караганде по рудникам «Нурказган» и «Карагайлы» не смогли найти ответственных лиц. До этого времени нам предоставляли информацию по статусам программ уволенный на данный момент сотрудник Жумабай Куаныш. В Балхаше раньше созванивались с Абишевой Мирамкуль тел. В городе Балхаш программы были установлены и настроены во вложении есть файл о списке пользователей кому были установлены программыно не можем начать тест по причине того, что нет ответственных лиц. По программам у нас есть возможность удаленно консультироваться с пользователями. Предоставляем номера программистов ГКЦ: Ткачева В целях скорейшего решения вопроса Просим Вашего содействия и ответить на наши просьбы. Начальник Управлении эксплуатации информационных технологии и ДАСУП ТОО «Корпорация Казахмыс» Хамзин Предлагаю отредактированный вариант текста письма: В связи с внедрением программ «Производственные Риски» и «Наряд-задание» наши сотрудники столкнулись с проблемами в Караганде, так как не смогли найти ответственных лиц на рудниках «Нурказган» и «Карагайлы». До этого времени информацию по статусам программ нам предоставлял уволенный в настоящее время сотрудник Жумабай Куаныш. В Балхаше раньше созванивались с Абишевой Мирамкуль тел. В городе Балхаш программы установлены и настроены во вложении есть файл со списком пользователей программыно не можем начать тестирование, так как нет ответственных лиц. По программам возможно дистанционное консультирование с пользователями. Предоставляем номера программистов ГКЦ: Ткачева В целях оперативного решения вопросов просим Вашего содействия в урегулировании вышеизложенных проблем. Подскажите пожалуйста, при написании письма в другую организацию себе подшивается копия письма с отметкой о принятии, или же составляется письмо в двух экземплярах с оригинальными подписями и печатями и себе подшиваем письмо с подписью и печатью? Либо подписываются два экземпляра письма, второй экземпляр с визами согласования и отметкой об исполнении подшивается в дело, либо в дело подшивается заверенная копия исходящего документа. Если письмо заверяется печатью организации, то на втором экземпляре копии печать не проставляется. Надо выбрать приемлемый для организации вариант и установить норму в инструкции по делопроизводству. Конечно, удобнее, когда руководитель подписывает сразу два экземпляра тогда не надо заверять копию. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2009 рекомендуют подшивать в дело заверенную копию исходящего письма. Помогите, пожалуйста, правильно сформулировать письмо-запрос на выдачу личных документов мед. При увольнении не смогла получить лично, т. Как обратиться к директору организации? Можно написать: «Прошу Вас выслать в мой адрес медицинскую книжку, которая осталась в отделе кадров организации. Я работала продавцом в Вашей организации с 2005 года, уволилась 10. Медицинская книжка необходима мне для устройства на работу». Здравствуйте, помогите, пожалуйста, грамотно составить предложение о взаимовыгодном сотрудничестве. Суть в том, что мы являемся залом торжеств для проведения свадеб и юбилеев и хотим предложить отелю сотрудничество: они представляют нам номера для молодоженов со скидкой например в 50%в свою очередь мы рекламирует их, предлагая клиентам при заказе празднования торжества в подарок номер для молодоженов. В шапке пишем кому письмо и от кого это справа. А слева нужно писать тему письма? Очень жду помощи, спасибо большое заранее! Посмотрите на сайте образцы оформления писем расположение реквизитов. Текст вашего письма после обращения можно начать так: «Готовы предложить Вам взаимовыгодное сотрудничество…» далее все ваши предложения. Добрый день, нужно ли указывать на бланке организации фактический адрес, отличный от юридического? Согласно ГОСТ Р 6. Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, каким номером шрифта печатается реквизит «Исполнитель документа»; инициалы и фамилия в реквизите «Адресат» еще: выделять ли последнее полужирныи шрифтом. Укажите правовое обоснование документы министерства региона Здравствуйте! Использование шрифтов при оформлении документов можно установить в инструкции по делопроизводству вашей организации. Обычно реквизит «исполнитель» печатается 10-12 размером, «адресат», как и текст документа — 12-14, жирным шрифтом не выделяется. Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, как правильно оформить запрос на рекомендательное письмо от клиента для компании. Так и напишите: «Просим Вас составить рекомендательное письмо с отзывом о нашей компании для представления в другие организации». Пожалуйста, подскажите, как поступить в следующей ситуации: В организацию поступило письмо-запрос. Генеральный директор отписал его «директору X». Тот в свою очередь перенаправил письмо «директору Y» вопрос касается службы «директора Y». «Директор Y» заявляет, что «директор X» не имеет права отписывать ему документы, это может делать только генеральный директор. И кто в конечном итоге остается исполнителем? Директора X и Y стоят на одной ступени иерархической лестницы, оба подчиняются напрямую генеральному директору. Исполнителем письма должен быть «Х» — тот, кому отписано письмо генеральным директором. В описанной Вами ситуации «Х» не должен был отписывать документ директору «Y». Вы можете сослаться только на внутренние локальные нормативные акты, которые устанавливают распределение обязанностей в вашей организации организационная структура, должностные инструкции и пр. Как написать письмо-обращение в инстанции, например, министру или президенту правильно? Я хочу организовать совместную закупку натуральной косметики. Как грамотно спросить у компании работает ли она с организаторами СП? Узнать все условия сотрудничества! Так и напишите: «Прошу Вас дать разъяснения об условиях закупки продукции Вашей компании совместным предприятием». Подскажите, пожалуйста, допускается ли в деловой переписке переносить слова по слогам. Каким документом это регламентировано? И второй вопрос: если письмо является ответом на запрос и реквизиты этого запроса указаны в «шапке» бланка после нашего номеранеобходимо ли допускается ли повторить реквизиты запроса в тексте ответа? Например, «в ответ на Ваше письмо от номер о представлении информации по закупке тары, сообщаем следующее. При написании деловых писем применяются грамматические нормы русского языка, поэтому перенос слов по слогам в соответствии с правилами допускается. Однако ГОСТами и другими нормативными документами этот вопрос не регламентируется. При составлении письма-ответа дата и номер поступившего документа указываются в реквизите «ссылка на регистрационный номер и дату документа», поэтому не следует текст письма начинать со ссылки на поступившее письмо-просьбу. Это рекомендация есть в ГОСТ Р 6. Мне нужно написать письмо касательно предоставления письма намерения с компании. То есть ко мне обратились представители компании с просьбой сотрудничества по определенным проектам. Но согласно нашим требованиям мы сперва должны получить письмо намерение о сотрудничестве. После получения письма мы отправляем приглашение на встречу для обсуждения и предоставления проектов. Просьба помочь с написанием данного письма. Можно написать: «В целях заключения договора о сотрудничестве просим Вас направить в наш адрес письмо о намерении». Подскажите, пожалуйста, если письмо с одним текстом направляется в 4 организации, то исходящий номе остается один или разные? Помогите, пожалуйста, отредактировать письмо-предложение в несколько Северо-Американских детско-юношеских спорт школ по хоккею. Также NHL самая сильная мировая лига по хоккею, куда стремятся попасть, как профессионалы, так и юные хоккеисты. Детско- юношеская спорт школа по хоккею из России г. Москва, предлагает, в рамках двухнедельной поездки по Канаде, провести совместные тренировки и товарищеские игры. Посмотреть один матч NHL и достопримечательности вашего города. Наши дети будут очень рады встрече с сильным соперником. Возраст детей в командах от 7-17 лет, в зависимости от ваших требований и пожеланий. Благодарит Вас за помощь и поддержку. Надеемся на долгосрочное, взаимовыгодное сотрудничество и партнерство Здравствуйте! Я бы убрала два первых предложения. Кстати, там есть орфографические ошибки правильно — «ни для кого не секрет». Заключительную часть я бы сократила: вместо 2-х предложений можно написать: «Надеемся на понимание и дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество». Остальное можно оставить, как. Здравствуйте, подскажите, пожалуйста, в каком порядке правильно писать письмо-предложение о сотрудничестве: сначала информация о нашей организации и ее деятельности, затем сведения о том, что мы, в принципе с контрагентом занимаемся почти схожей деятельностью имеем одни цели и задачи, далее: «в связи с вышеизложенным, предлагаю сотрудничество в данном проекте. Или же наоборот, сначала предложение о сотрудничестве и просьба подписать в этом случае соглашение, а уже потом для справки информация об организации и описание общих задач? В первой части письма дается информация о компании, сфере её деятельности, а также о производимой продукции услугах. Во второй части — предложение о сотрудничестве. Добрый день, подскажите, пожалуйста, где посмотреть образец документа, в котором описывается политика компании, спасибо. Помогите пожалуйста отредактировать письмо-ответ отказ. «На Ваше обращение о приведении канализационных колодцев на территории п. Здание по данному адресу принадлежит ООО «Фортуна». Граница эксплуатационной ответственности с ними проходит в месте врезки в центральную сеть в колодце по ул. Можно так: «На Ваше обращение по поводу канализационных колодцев в п. Граница эксплуатационной ответственности с ними проходит в месте врезки в центральную сеть в колодце по ул. Помогите написать деловое письмо если не трудно напишите текст письма. Письмо с предложением сотрудничества от молодой начинающей строительной компании с предложением сотрудничества в сфере благоустройства и асфальтирования. Такое письмо составляется по определенному плану: 1. Краткое представление компании и характера её деятельности. Представление товара услуг и перечисление основных преимуществ. Перечисление дополнительных или сопутствующих условий. Конкретное предложение о сотрудничестве. Как часто можно использовать «я»? Например: «Я не могу дать полную информацию, так как я нахожусь в отпуске. Как только я вернусь, сразу подготовлю необходимую информацию. В деловой переписке используется в основном форма изложения от 1-го лица множественного числа: «Представляем Вам…», «не имеем возможности дать полную информацию…». Но даже если текст излагается от 1-го лица единственного числа, местоимение «я» не используется: «Не имею возможности дать полную информацию, так как в настоящее время нахожусь в отпуске. По возвращении из отпуска незамедлительно подготовлю Вам необходимую информацию». Здравствуйте, помогите ответить на письмо -"Прошу рассмотреть возможность увеличения отсрочки платежа до 60 календарных дней и снижения стоимости на выполнение работ по реконструкции здания". Предприятия имеет возможность предоставить рассрочку платежа до 40 календарных дней и не может снизить стоимость работ. Напишите: «Сообщаем Вам, что стоимость работ по реконструкции здания не может быть снижена, отсрочку платежа можем продлить до 40 календарных дней». Как правильно написать письмо-уведомление о новом сотруднике компании о том, что он приступил к работе? Добрый день, прошу вас помочь составить грамотно официальное письмо заказчикам на пересмотр цен в связи с повышением курса валют. Напишите: «Сообщаем Вам о повышении закупочных цен на товары в связи с изменением официального курса валюты. Помогите, пожалуйста, написать официальное письмо с отказом на повышение цен, т. Помогите написать письмо официальное. У нас в компании была утеряна одна вещь, еще в 2012 году. Теперь та компания, которая предоставила нам эту вещь запрашивает нас вернуть ее обратно. Теперь начав внутреннее расследование выясняется, что один человек потерял эту вещь, когда он ее потерял он обращался в их службу безопасности. Но никаких результатов не. Теперь мне нужно написать письмо грамотно о том, что эта вещь была утеряна еще 2012 году, и мы заявляем что ее потеряли. Можно написать, например, так: «Сообщаем Вам, что ноутбук ASUS K552MD, выданный нам во временное пользование, был утерян аудитором Коломытниковым Материалы служебного расследования прилагаем». Имеем проблемного сотрудника, с которым идет затяжная переписка. Наряду со всеми письмами на имя руководителя, он написал письмо на имя начальника одного из отделов. Письмо было зарегистрировано в общем журнале регистрации входящей документации сотрудник проблемный, идут судебные тяжбы, плюс вопрос данного письма касается служебной деятельности данного отдела. Руководитель учреждения сказал, что письмо зарегистрировано неправильно и потребовал вернуть адресату. Как быть в данной ситуации? Если письмо нужно возвращать адресату, как правильно написать сопроводительное письмо? В данном случае письмо и надо было регистрировать в общем журнале. На каком основании вы будете возвращать письмо? Для меня это не понятно. Можно написать: «Для рассмотрения Вашей кандидатуры на должность водителя просим предоставить рекомендательное письмо с предыдущего места работы». «О проведении конкурса на выбор независимых оценочных организаций для проведения оценки государственных пакетов акций. Как на это письмо я могу ответить согласием? Вы должны подготовить пакет документов для участия в конкурсе и направить его с сопроводительным письмом. Я пишу приглашение сотрудникам своего клиента. Как правильно писать приветствие, если я обращаюсь к двум сотрудникам. «Здравствуйте Мария и Настя! Приглашаю Вас на презентацию новой коллекции. Во-первых, приглашения принято оформлять на каждого приглашенного. Во-вторых, в официальных приглашениях, да и просто в деловых письмах не принято начинать обращение словом «Здравствуйте! Обращение принято начинать словами «Уважаемые господа! », «Уважаемая Мария Николаевна! Если в Вашем случае обязательно должно быть приглашение на двоих, то можно написать: «Уважаемые Анастасия и Мария! Приглашаем вас принять участие в презентации новой коллекции…». У меня вопрос, который не касается деловой переписки. Утверждено Положение между нашей организацией и полпредством СЗФО. Как правильно этот документ ввести в действие в нашей организации? Даже если Положение утверждено несколькими руководителями, оно вводится в действие в организации приказом руководителя этой организации. В журнале учета штампов в колонке «Оттиск» при проставлении штамп не пропечатался, т. Тут же рядом в колонке, где выдача в пользование: ФИО, должность получателя проставили снова этот же штамп и он получился «виден-читаем». НО опять же не в той колонке. Подскажите как нам исправить ошибку? Если ещё раз проставить оттиск в соответствующей колонке, то будет ещё хуже. Лучше уж оставить, как есть, а должность и ФИО получателя проставить ниже оттиска штампа. Как написать благодарственное письмо человеку, который помог нам решить проблему с газовым котлом. Вопрос решался по телефону, т. Подскажите как и что писать? Впервые с этим столкнулась. Можно написать: «Благодарим Вас за помощь в установке газового котла. Ваши консультации помогли нам в приобретении и правильной установке котла. Ещё раз искренне признательны Вам за Вашу отзывчивость профессионализм. Желаем Вам успехов и повышения по службе». Мы хотим получить разрешение на установку кондиционеров, для этого требуется официальное письмо от организации для организации, как должна выглядеть «шапка»? Подскажите, пожалуйста, как грамотней написать изложить смысл. Мне необходимо получить от заказчика следующую информацию: контактное лицо с кем можно будет связываться по вопросам? Можно написать: «Просим Вас сообщить должность, ФИО и контактные сведения лица для взаимодействия по вопросам…». ДД, Пришло письмо из банка, Банк просит предоставить информацию об уволившихся работников организации. Как можно ответить на их письмо? Если это правомерный запрос касается зарплатных картто направьте список уволенных работников с указанием даты увольнения.

См. также